KELOMPOK 2
· DIAH HIDAYANTI
· NURAFIFAH WINADYANATA
· RACHMAT HIDAYAT
1KA09
UNIVERSITAS GUNADARMA
Subsistem dari SIM
(Sistem Informasi Manajemen)
v FUNGSI ORGANISASI
Fungsi pengorganisasian berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian pun harus direncanakan.
Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:
1. PLANNING (perencanaan)
Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya adalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya biasa melalui rapat-rapat.
2. ORGANIZING (pengaturan)
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan dan diwujudkan adalah :
· Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.
· Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.
· Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal: Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)
· Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi harus ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.
3. ACCOUNTING (pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya.
4. CONTROLLING (pengawasan)
Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran
v AKTIVITAS MANAJEMEN
Aktivitas manajemen adalah aktivitas yang dilakukan oleh manajemen yang mampu mengubah rencana menjadi kenyataan, apakah rencana itu berupa rencana produksi atau rencana dalam bentuk sikap dan perbuatan.
Ada beberapa teknik dalam aktivitas manajemen. Diantaranya :
1. MBO (management by objectives) adalah teknik yang menggunakan pendekatan pada sasaran organisasi yang dijabarkan lebih lanjut menjadi sasaran unit kerja yang paling kecil. Unit-unit kerja tersebut setelah mengetahui sasaran yang akan dituju, lalu membuat rencana pencapaian dan pengendaliannya bersama dengan unit kerja tingkat atasnya.
2. MBR ( management by result ), sesungguhnya mempunyai perinsip sama dengan teknik MBO, hanya bedanya pada pendekatannya yaitu pendekatan pada hasil dari organisasi yang tentunya dapat diukur dengan kata lain pendekatannya lebih nyata.
3. MBS (management by systems) menggunakan pendekatan pada teori sistem yang diberlakukan dengan lengkap di seluruh jajaran/unit organisasi. MBS mencapai sasaran melalui mekanisme sistem, karena itu sistem dengan prosedur dan metodenya menjadi perhatian utama untuk ditata.
4. MBM (management by motivations) mendasarkan pada pendekatan utama pada pencapaian sasaran melalui sistem motivasi. Berbagai macam motivasi dikembangkan, baik yang bersifat material seperti premi, bonus, jasa produksi maupun nonmaterial seperti mengembangkan: karier, keterampilan sehingga menjadi alat perangsang aktivitas yang bersifat tetap.
5. MBE (management by exception) adalah bahwa dalam pengelolaan organisasi selalu ada hal-hal yang secara strategis tidak dilimpahkan pada orang lain dan tetap berada di tangan pimpinan organisasi, meskipun secara teori pelimpahan wewenang itu dimungkinkan. Ingat tentang teori delegasi wewenang. Dalam teori tersebut dijelaskan bahwa ada tugas dan wewenang yang hanya ditugaskan pada pejabat tertentu. Wewenang atau tugas yang tidak dilimpahkan itulah yang disebut pengecualian dalam teknik MBE.
v HUBUNGAN AKTIVITAS MANAJEMEN DAN FUNGSI ORGANISASI
Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen :
· Mempermudah pelaksanaan tugas.
· Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian.
· Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.
· Agar dapat menentukan orang-orang yang tepat untuk tugas-tugas yang ada.
· Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
· Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.
Unsur-Unsur Pokok Organisasi :
Yang menjadi unsur pokok organisasi menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian, dan Masalah, adalah :
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan
Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen :
Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi pengorganisasian, yaitu :
· Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
· Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan
· Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
· Membuat standar-standar kerja baru
Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat Berfungsi Dengan Baik :
Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa asas atau prinsip organisasi.
Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
· Perumusan Tujuan Dengan Jelas
· Pembagian Kerja
· Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Autority)
· Rentang Kekuasaan
· Tingkat-Tingkat Pengawasan
· Kesatuan Perintah dan TanggungJawab (Unity of Command and Responsibility)
· Koordinasi
Kesimpulan
Untuk mencapai suatu manajemen yang baik perlu diterapkan fungsi organisasi di dalam manajemen tersebut. Sebab sebagai alat manajemen, organisasi adalah wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan, sedangkan sebagai fungsi manajemen, organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melakukan kegiatan dan fungsi manajemen.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
v SIA (SISTEM INFORMASI AKUNTANSI) / EDP
Definisi :
SIA (sistem informasi akuntansi) melaksanakan akuntansi perusahaan, aplikasi ini ditandai dengan pengolahan data yang tinggi.
Pengolahan data :
Manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Tujuan Pengolahan Data :
Mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan.
SIA melaksanakan 4 tugas dasar :
1. Pengumpulan data
2. Manipulasi data ; pengklasifikasian, penyortiran, perhitungan, pengikhtisaran, penyiapan dokumen.
3. Penyimpanan data
4. Penyiapan data.
Karakteristik SIA :
5 karakteristik pengolahan data yang membedakan SIA dengan subsistem CBIS yang lain:
· Melaksanakan tugas yang diperlukan
· Berpegang pada prosedur yang relative standar
· Menangani data yang rinci
· Berfokus historis
· Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer
Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
· Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi
· Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
· Melakukan control secara tepat terhadap asset organisasi.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi :
Sistem terdistribusi yang digunakan perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya ke pelanggan (misalnya: perusahaan yang berorientasi produk seperti; manufaktur, pedagang besar, pengecer dll).
v SIM (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
Definisi :
· Sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
· Sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi pemakai dengan kebutuhan yang serupa (Raymond mcLeod, jr)
· Integrasi manusia atau mesin guna menyediakan informasi untuk mendukung fungsi operasional manajemen dan pengambilan keputusan pada suatu organisasi (Gordon B. Davis)
Tujuan SIM :
Memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan (sub unit dapat disasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen)
Elemen-elemen SIM :
· Hardware
· Software
· Prosedur
· Database
· Model
v SPK (SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN)
Definisi :
Sistem komputer interaktif yang membantu pembuat keputusan dalam menggunakan dan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah yan tidak terstruktur.
Tujuan :
· Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi atau tidak terstruktur.
· Meberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat untuk membantu integrasi antar tingkat.
· Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan peningkatan efisiennya.
Karakteristik SPK :
· Adaptability
· Flexibility
· User friendly
· Support intelligence
· Design
· Choice
· Effectiveness
Manfaat SPK :
· Meningkatkan jumlah alternatif yang dipilih
· Pemahaman yang lebih baik tentang bisnis
· Respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan
· Kontrol yang lebih baik.
Tiga tingkatan teknologi SPK :
1. Specific DSS
Merupakan hardware atau software yang memungkinkan seseorang atau sekelompok orang pengambil keputusan melakukan analitik terhadap suatu masalah tertentu.
2. DSS Generator
Suatu paket hardware atau software yang mampu secara cepat dan mudah membuat spesifik DSS.
3. DSS Tools
Suatu hardware atau software yang membantu pembuatan spesifik DSS dan generaot DSS.
v PERBEDAAN SIM, SPK, EDP/SIA
SIM
· Fokus pada pengorganisasian informasi dari perubahan
· Alur informasi terstruktur
· Aktifitas : tanya jawab dan penyusunan laporan
SPK
· Mengkhususkan pada pengambilan keputusan dari para manajer tingkat atas
· Menekankan pada fleksibilitas, adaptibilitas dan mampu respon dengan cepat
· User memiliki control penuh dalam berinteraksi
EDP/SIA
· Focus pada data
· Proses transaksi yang efisien
· Mengintegrasi file-file dari pekerjaan sejenis
· Membuat ringkasan untuk laporan bagi manajemen
v OA (OFFICE AUTOMATION) / OTOMATISASI KANTOR
Definisi :
Semua system elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.
Fungsi OA :
Untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tulisan dan menyediakan informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Tujuan OA :
· Penghindaran biaya
· Pemecahan masalah kelompok
· Sebagai pelengkap
Aplikasi OA :
· Word processing
· Email
· Voice mail
· Electronic calendering
· Audio conferencing
· Video conferencing
· Computer conferencing
· Facsímile transmission
· Video text
· Imaging
· Desktop publishing
v SISTEM PAKAR
Definisi :
Program komputer yang berfungsi seperti manusia, yaitu memberi konsultasi kepada pemakai mengenai cara pemecahan masalah.
Komponen sistem pakar :
1. User interface
Memungkinkan pemakai untuk dapat berinteraksi dengan sistem pakar
2. Knowledge base.
Menyimpan pengetahuan gabungan yang digunakan untuk memecahkan masalah tertentu.
3. Inference engine
Memberikan kemampuan penalaran yang menginterpretasikan isi dari knowledge base.
4. Development engine
Digunakan oleh ahli dan análisis sistem untuk menciptakan sistem pakar.
Output sistem pakar :
1. Penjelasan pertanyaan
2. Penjelasan pemecahan masalah
Hubungan SIM dengan Disiplin Ilmu Lain
v AKUNTANSI MANAJEMEN
Akuntansi Manajemen atau Akuntansi Manajerial adalah sistem akuntansi yang berkaitan dengan ketentuan dan penggunaan informasi akuntansi untuk manajer atau manajemen dalam suatu organisasi dan untuk memberikan dasar kepada manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang akan memungkinkan manajemen akan lebih siap dalam pengelolaan dan melakukan fungsi kontrol.
Menurut Chartered Institute of Management Accountants (CIMA), akuntansi manajemen adalah "proses identifikasi, pengukuran, akumulasi, analisis, penyusunan, interpretasi, dan komunikasi informasi yang digunakan oleh manajemen untuk merencanakan, mengevaluasi dan pengendalian dalam suatu entitas dan untuk memastikan sesuai dan akuntabilitas penggunaan sumber daya tersebut.
Akuntansi manajemen juga meliputi penyusunan laporan keuangan untuk kelompok non-manajemen seperti pemegang saham, kreditur, badan pengatur dan otoritas pajak "(Istilah resmi CIMA).
v RISET OPERASIONAL
Pengertian :
Metode untuk memformulasikan dan merumuskan permasalahan sehari-hari baik mengenai bisnis, ekonomi, sosial maupun bidang lainnya ke dalam pemodelan matematis untuk mendapatkan solusi yang optimal.
Model dalam Riset Operasional :
1. Iconic (Physical) Model
Adalah suatu penyajian fisik yang tampak seperti aslinya dari suatu sistem nyata dengan skala yang berbeda. Model ini mudah untuk dipahami, dibentuk & dijelaskan, tetapi sulit untuk memanipulasi & tak berguna untuk tujuan peramalan, biasanya menunjukkan peristiwa statik. Contohnya dalam mempelajari struktur sebuah atom, warna model tidak relevan, sementara letak lapisan-lapisan merupakan sifat yang relevan untuk disajikan.
2. Analogue Model
Model ini lebih abstrak dibanding model iconic, karena tak kelihatan sama antara model dengan sistem nyata. Model analog lebih mudah untuk memanipulasi & dapat menunjukkan situasi dinamis. Contohnya peta dengan bermacam-macam warna dimana perbedaan warna menunjukkan perbedaan ciri, misalnya biru menunjukkan air, kuning menunjukkan pegunungan, hijau sebagai dataran rendah, dll.
3. Mathematic (Simbolic) Model
Diantara jenis model yang lain, model matematik sifatnya paling abstrak. Model ini menggunakan seperangkat simbol matematik untuk menunjukkan komponen-komponen (& hubungan antar mereka) dari sistem nyata. Namun, sistem nyata tidak selalu dapat diekspresikan dalam rumusan matematik.
Model matematik dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu :
· Deterministik
Dibentuk dalam situasi kepastian (certainty). Model ini memerlukan penyederhanaan-penyederhanaan dari realitas karena kepastian jarang terjadi. Keuntungan model ini adalah dapat dimanipulasi & diselesaikan lebih mudah.
· Probabilistik
Meliputi kasus-kasus dimana diasumsikan ketidakpastian (uncertainty). Meskipun penggabungan ketidakpastian dalam model dapat menghasilkan suatu penyajian sistem nyata yang lebih realistis, model ini umumnya lebih sulit untuk dianalisa.
4. Model program Linier
Program linear adalah salah satu model matematika yang digunakan untuk
menyelesaikan masalah optimisasi, yaitu memaksimumkan atau meminimumkan
fungsi tujuan yang bergantung pada sejumlah variabel input.
Hal terpenting yang perlu kita lakukan adalah mencari tahu tujuan penyelesaian
masalah dan apa penyebab masalah tersebut.
Dua macam fungsi Program Linear:
¨ Fungsi tujuan : mengarahkan analisa untuk mendeteksi tujuan perumusan
masalah
¨ Fungsi kendala : untuk mengetahui sumber daya yang tersedia dan permintaan
atas sumber daya tersebut.
v MANAJEMEN DAN ORGANISASI
Manajemen adalah ilmu dan seni merecenakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan,serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatka alat yang tersedia semaksimum mungkin. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa dalam mencapai tujuan perusahaan harus memperhatikan secara optimal terhadap kepentingan-kepetingan yang menyangkut kepentingan konsumen, penanaman modal, anggota perusahaan (karyawan), pemerintah, masyrakat dan supplier.
Definisi organisasi
Pengorganisasian (Organizing) Menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu tujuan.
v PENGETAHUAN KOMPUTER
Berperan penting dalam revolusi komunikasi. Salah satu contohnya dikenal dengan sebutan PC (personal Computare) yang diciptakan untuk memudahkan suatu pekerjaan. Computer memiliki jenis perangkat, yaitu perangkat fisik (hardware) dan perangkat lunak (software).
Source :
· http://p4hrul.wordpress.com/2010/11/01/manajemen-dan-organisasi/
